档案管理办法

（2006年9月修订）

华师档﹝2006﹞4号 

第一章  总则

 第一条  为了加强华东师范大学的档案工作，充分发挥档案在学校教育事业发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、教育部 《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》，结合华东师范大学的实际情况，制订本办法。

 第二条  华东师范大学档案（以下简称档案）指学校在从事招生、 教学、科研、党政管理以及其他各项工作活动中直接形成的对学生 、对学校和社会有保存与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体 的历史记录。

 第三条  学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

 第四条  学校档案工作是学校各项工作的重要组成部分，是办好学校的重要基础工作之一，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，是提高办学效益和社会效益的一个不可缺少的环节。学校应把档案工作纳入学校发展 规划和计划，使之与学校事业发展相适应；纳入管理制度；纳入有关人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作，并在人员、经费、库房、设备等各方面给予保证。

第二章  管理体制和机构设置

 第五条  学校成立华东师范大学档案工作委员会（以下简称档案工作委员会）。档案工作委员会的主要职能是宏观指导和协调、考核全校各部门、各单位的档案工作，审议档案工作的规章制度、发展规划及其他档案工作重要事项。

 第六条  档案工作委员会设主任一名，由学校校长担任；副主任二名，由分管档案工作的副校长和分管宣传工作的副书记担任。档案工作委员会委员由与学校档案工作密切有关的职能部门负责人和专家、教授代表组成。档案工作委员会下设秘书长一名，由档案馆负责人兼任。秘书长具体负责组织调查研究，收集情况，起草学校档案工作文件和组织实施档案工作委员会的决定。

 第七条  档案工作委员会的常设机构是华东师范大学档案馆（以下简称档案馆）。档案馆既是学校档案工作的职能部门，又是永久保存和提供利用学校档案的科学文化事业机构。

 第八条  档案馆的基本任务是：

  （一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作。

  （二）制订本校档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。

  （三）负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料。

  （四）开展档案的开放和利用工作，为学校和社会的各项工作服务。

  （五）依托数字化校园建设环境，加快数字档案馆建设步伐，积极开发档案信息资源。

  （六）参加档案学术研究和交流活动。

  （七）培训全校专（兼）职档案工作人员。

  （八）开展档案宣传工作和利用者教育活动。

  （九）完成学校领导交办的其他任务。

 第九条  学校机关部、处、室、直属单位和院系，无论部门大小，必须有一名负责人分工主管档案工作并配备一名至若干名专（兼）职档案员，负责本部门档案的收集、整理和立卷归档工作。

 第十条  各学院应成立档案工作领导小组（以下简称领导小组），根据档案工作委员会和有关职能部门对档案工作的要求，组织与协调本院及所属各系、所、中心的有关人员共同做好本单位的档案工作。领导小组组长由学院分管档案工作的副院长兼任。成员可由院办主任与负责学院党政、科研、教学、声像等档案收集、整理与立卷归档工作的有关人员组成。

第三章  档案工作人员

 第十一条  档案馆应配备政治上可靠、具有一定文化水平（与学校事业发展相适应，大部分应为本科及以上）和档案 专业知识、年龄结构合理、数量足够的档案工作人员。

 第十二条  各部门、各单位应配备相应的专（兼）职档案工作人员。

 第十三条  档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案工作，忠于职守，勇于创新，埋头苦干，严守机密，全心全意地为人民服务。

 第十四条  档案工作人员要认真学习档案专业知识，现代化管理知识以及其他自然科学、社会科学方面的知识，刻苦钻研业务，不断提高管理水平。

 第十五条  档案工作人员（包括档案馆的专职干部和以档案工作为主的兼职人员）属档案专业技术人员，按规定实行专业技术职务聘任制。各级领导要加强对档案干部的教育、培养和考核，按国家有关规定，根据本人业务能力和工作水平，做好评职、调资、晋升工作。

第四章  经费、库房和设备

 第十六条  档案工作所需经费应单独立项，列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门、各单位应对用于保存本部门、本单位归档文件所需的档案装具等设备，在经费中给予支持。

 第十七条  学校必须为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。（库房标准温度为14—24℃，标准相对湿度为45—60％。库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施。专门存放声像等特殊载体档案的库房应避开30奥斯特以上的磁场。）配置恒温恒湿设施，逐步实现档案库房恒温恒湿与智能化管理，以利于最大限度地延长档案的寿命。

  存放涉密档案应当设有专门库房。 

 第十八条  学校应为档案馆提供必要的硬件支撑，促进档案的现代化管理。

第五章  档案的管理

 第十九条  学校的各门类、各种载体的档案应由档案馆集中统一管理。情况特殊的部门，应提出申请，经档案工作委员会审议、校领导批准，可设立档案分室，但必须配备专人，实行统一管理，分级保管。

 第二十条  档案的保管期限分为永久，长期、短期三种。凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，具有长久保存价值的，应永久保存。凡是在一定时期内需要查考利用的，应酌情列为长期或短期保存。凡介于两者之间的，一律从长保存。

 第二十一条  档案馆应当建立健全档案鉴定、统计、保管、安全保密、利用借阅等制度，按规定接收、整理、保管和提供利用档案，采用现代化技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。

  禁止擅自销毁档案。

 第二十二条 各部门、各单位应建立健全文件材料的归档制度，把文件材料的形成、积累、整理和归档纳入各项工作的计划和管理程序，实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。分管档案工作的各级领导都应把各自分管范围内的档案工作列入自己的岗位职责，督促有关部门、有关人员认真做好工作。

 第二十三条  凡属应归档的文件材料必须按规定及时向档案部门归档。任何部门和个人不得以任何理由将职务活动中形成的档案材料据为已有。

 第二十四条  严格 执行由文件材料形成部门或文书处理部门立卷归档制度。全校性、综合性的文件由学校办公室 负责立卷归档。其余文件按职能部门分工由相应部门负责立卷归档。科研和基建项目及其他阶段性工作，任务完成后，由承办单位负责人责成专（兼）职档案员或有关人员，按照归档要求，将所形成的文件材料进行系统整理后，按有关规定归档。

 第二十五条  科研、基建项目，鉴定验收前应先验收应归档文件材料，未归档或归档文件材料不齐全，不予鉴定验收、结算经费和申报成果。

 第二十六条  学校档案的收集范围是：《高等学校档案工作规范》规定应归档的文件材料；反映学校工作和活动的有保存价值的声像载体材料（包括缩微胶片、照片、录音、录像和光盘等）；国内外与学校有关的各种具有保存价值的其他材料；建国前学校前身的各类档案；并入学校的档案；上级决定由档案馆保管的撤销单位的档案。校内个人在其非职务活动中形成的文件材料可按捐赠、寄存、复制的方式管理。

 第二十七条  归档的文件材料，应质地优良，格式统一，手稿字迹工整，使用规范的书写材料，图像清晰（配有文字材料），签字手续完备，装订整齐、美观，符合规范和标准。

 第二十八条  归档时间和手续

  各单位归档文件材料应于次年五月底以前归档；学籍档案应在学生毕业后半年内归档；科研、基建项目档案，在项目完成通过鉴定验收后二个月 内归档。其他阶段性重要活动的文件材料应于活动结束后及时归档。 

  档案馆除严格执行归档制度外，还要做好平时收集工作，随时接收上级规定应接收的档案。

  接收档案必须认真履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间。交接双方要签名盖章。

 第二十九条  档案馆的信息化建设应纳入学校数字化校园建设规划，成为学校信息化建设的组成部分，与学校信息化建设同步发展。

第六章  档案的开放利用和编研

 第三十条  档案馆应按照规定，向全校和社会开放档案。

 第三十一条  档案馆应设立专门的阅览室，提供必要的检索手段和检索工具。

 第三十二条  馆藏档案属下列情况之一者不宜开放：

  （一）涉及党和国家秘密的；

  （二）涉及专利或技术秘密的；

  （三）涉及个人隐私的；

  （四）档案形成部门规定限制利用的。

 第三十三条  对于要求查阅、摘录、复制尚未开放的档案，按《华东师范大学档案馆档案利用规定》办理。

 第三十四条  档案馆工作人员要熟悉馆藏，了解学校各项工作的需要，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，开展定题跟踪服务和咨询服务，主动提供利用，为领导和有关部门做好助手和参谋作用， 最大限度地满足利用者的需要，提高档案工作的社会效益和经济效益。

 第三十五条  档案馆应加强编研工作，参加学校信息网络整体建设和校内外编史修志工作，编写或配合有关部门编写重要参考资料，对档案资料进行研究整理，编辑出版。

 第三十六条  档案馆要根据学校和社会的需要，经审批，在适当的时候通过展览和新闻媒介公布一定数量的档案资料。

 第三十七条  档案馆应认真组织学术理论研究，积极参加本系统、本地区的档案协会（学会、研究会）活动，交流档案信息，实现资源共享。

 第三十八条  档案馆应积极开展利用者教育，开设有关文件管理与检索的课程或讲座，使利用者全面了解档案的形成规律、利用价值和检索途径。

第七章  考核、奖励与处罚

 第三十九条  学校应建立健全档案工作的考评制度。考评工作由档案工作委员会负责。考评结果要与有关人员的业绩考核直接挂钩。

 第四十条  学校应设立档案工作奖励基金，对考核优秀者（包括档案馆的专职工作人员和各部门、各单位分管档案工作的领导和兼职档案员）和有下列事迹之一的应给予表彰和奖励：

  （一）对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；

  （二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的

  （三）对档案学研究和档案史料研究做出 重要贡献的；

  （四）将重要或者珍贵档案捐赠给学校的；

  （五）同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。

 第四十一条  有以下行为之一的，档案工作委员会可视情节轻重，建议直接责任人所在单位给予行政处分，造成损失的，可以根据档案价值和数量，责令赔偿：

  （一）损毁、丢失或者擅自销毁档案的；

  （二）将职务活动中形成的应归档的文件、资料据为已有，拒绝向档案馆归档的；

  （三）擅自提供、抄录、公布属于国家所有的档案以及应当保密的档案的；

  （四）涂改、 伪造档案的；

  （五）出卖属于国家所有的档案的；

  （六）携运禁止出境的档案及其复制件出境的；

  （七）档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的；

  情节严重、触犯刑律的，还应依法追究法律责任。

第八章  附则

 第四十二条  本办法由档案工作委员会负责解释。

 第四十三条  本办法自发布之日起实行。