兼职档案员管理与考核办法

        为加强我校兼职档案员队伍建设，提高档案工作整体水平，使之与学校事业发展相适应，根据《中华人民共和国档案法》、教育部27号令《高等学校档案管理办法》 、《高等学校档案工作规范》和华东师范大学《档案管理办法》，制订本办法。
一、岗位设置
（一）根据教育部《高等学校档案管理办法》规定，我校实行文件形成部门立卷归档制度。
（二）全校各单位必须指定1名处级干部主管本单位的档案工作，并根据实际工作情况，配备1至数名兼职档案员，负责本部门形成的、有保存价值的、各种载体的文件材料的收集、整理和立卷归档工作。
（三）凡由我校教师承担的科研项目立项后，必须由课题组组长指定专人兼管应归档文件材料的收集、整理和预立卷工作。
（四）各单位兼职档案人员名单经分管领导签名认可、加盖单位公章后报校档案馆备案， 作为有关人员培养、考核、奖励和职务晋升的依据。如有调整，需及时将调整后的名单报校档案馆。
（五）兼职档案员由所在单位负责管理和考核。档案馆负责对其档案业务工作进行指导和督促，向所在单位反馈单位档案工作情况，供考核时参考。
二、基本要求和主要职责
（一）兼职档案员必须认真学习和执行党和国家的各项方针政策，热爱档案事业，遵纪守法，忠于职守，努力学习档案业务知识，认真参加岗位培训，不断提高自身的政治素质和业务水平。
（二）兼职档案员的岗位职责：
1、向本单位领导和有关人员宣传档案工作法规、制度及有关规定。
2、根据本部门特点和文件材料的特征，制定部门文件材料预立卷类目表，分门别类、合理存放所保管的文件材料，做好文件材料的预立卷工作，以方便利用和立卷归档。
3、按照《华东师范大学文件材料 归档范围及保管期限表》，做好部门文件材料的积累、保管、整理和立卷归档，确保归档文件材料的完整、准确和系统。
4、把好归档案卷质量关，做到组卷合理，排列编号准确，案卷标题拟写符合规范，能准确反映卷内文件的内容。正确录入电子目录。
5、主动接受档案馆的业务指导和督促检查，每年按规定准时向校档案馆归档。
6、积极参加档案业务学习，不断提高工作水平。
7、做好本部门文件材料的安全保管工作。
三、岗位培训和职务晋升
（一）根据上海市档案局、上海市人事局的文件规定，兼职档案员应接受岗位培训。
（二）岗位培训分上岗培训和岗位晋升培训 两种：
上岗培训是兼职档案员上岗（在岗）的一种基础培训，是任职从事档案工作的必要条件。也是兼职档案员申报档案系列初级专业技术职务任职资格时，达到档案专业人员职务评聘条例中有关学历、任职年限等基本条件的同时必须完成的专业知识培训。
岗位晋升培训是兼职档案员晋升档案系列中级及其以上专业技术职务时，达到档案专业人员职务评聘条例中有关学历、任职年限等基本条件的同时必须完成的专业知识培训。
（三）兼职档案员的上岗培训由人事处、档案馆共同负责。
（四）兼职档案员岗位培训所需经费，根据校人事处有关规定办理。
（五）兼职档案员是学校档案工作网络中的重要组成部分，对其中符合晋升档案专业技术职务条件者，可视岗位需要，在学校进行专业技术职务评聘时，给予晋升相应的档案专业技术职务。 
四、考核与奖惩
（一）各单位在计算工作量和进行年度考核时，应考虑和计算兼职档案员的档案管理工作量。档案馆将于每年六月底向各单位通报归档情况（包括各单位当年档案的归档率、完整率、合格率和兼职档案员参加业务培训的情况等），作为对有关人员进行考核的参考依据。
（二）为形成学校档案工作的激励机制，表彰先进，促进交流，学校决定自2007年起，每年组织一次优秀兼职档案员评比活动，在给予获奖者精神奖励的同时，给予适当的物质奖励。
（三）因人为因素造成档案遗失和缺损的，学校将根据《档案法》追究有关人员的责任，并视情节轻重给予相应的处罚。
本办法由档案馆负责解释。
本办法自批准之日起实施。