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华东师范大学档案馆档案借阅制度
1 档案借阅工作是档案利用的一种形式,为充分发挥档案的作用,维护档案安全,根据《普通高等学校档案管理办法》,制订本制度。
2 凡未开放的档案及资料一般仅供形成部门或形成者借阅,校内外其他部门和个人,必须出示单位介绍信,按档案利用的规定办理相关手续。
3 查阅其他部门形成的档案和档案形成部门规定限制利用的档案(或技术秘密),须经该部门(或技术项目)负责人批准,并且仅限于室内阅览。
4 凡因特殊需要、经批准同意借出的档案,外借时间一般为二周左右。到期仍需继续利用,须办理续借手续。对逾期未还的档案,档案保管人员应认真做好催还工作,确保档案的安全。
5 对借阅的档案内容进行摘录、复制、公布,必须按本馆档案利用制度的有关规定办理批准手续。
6 借阅档案须办理借阅登记手续,并确保档案的完整与安全。归还时,档案人员应对档案的完整情况进行检查,及时做好注销和利用效果登记工作,并对造成档案损毁者作出相应的处理。
华东师范大学档案馆档案利用制度
1 档案利用是档案工作的根本目的,为充分发挥档案的作用。处理好利用和保密的关系,特根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法等法律、法规和上级文件的规定,制订本制度。
2 本馆档案利用范围分为开放档案和未开放档案两部分;利用方式为室内阅览、外借、复制、出具证明、复函、电话咨询等。
3 根据《中华人民共和国档案法实施办法》第二十条规定,我馆开放档案的范围原则确定馆藏档案中满三十年并已经鉴定批准开放的档案。
4 凡属开放范围的档案,校内外单位和个人可凭介绍信、工作证、身份证等合法证明在室内阅览。
5 未开放档案中的涉及党和国家机密、技术秘密、人员处理、个人隐私的材料和学校党政领导会议记录等属控制使用范围。借阅控制利用范围内的档案须经馆长或有关部门(课题,项目)负责人或学校分管领导批准。
6 凡未开放档案一般只供归档部门利用,校内其他部门如需查阅,应持介绍信,写明利用目的和范围,经归档部门负责人同意后方可利用。
7 凡外单位查阅本馆未开放档案, 应持有单位正式介绍信,写明查档目的。凡查阅个人信息需出具单位组织、人事部门的介绍信。安全、公安部门查阅有关档案,需经学校党办或公安处批转。
8 个人(含留学生)利用本人档案,需出示本人有效证件。
9 办理学籍、成绩证明,需携带本人毕业证书和学位证书原件。
10 出具档案证明必须以档案为依据。任何个人不得违反规定。
11 凡复制摘录本馆档案,需经档案馆经办人员或馆领导同意。利用档案的单位和个人未经上级主管部门或本馆同意不得擅自公布档案内容。
12 凡属国档发[1987]21号、国档发[1988]16号利用档案收费规定范围内利用档案,按规定实行有偿服务,收费标准按本馆利用档案收费规定办理。
13 外国人或外国组织利用本馆已开放档案,须经我校上级主管机关介绍并经分管校长同意。
14 凡向本馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并可对档案中不宜公开部分提出限制利用意见。本馆将维护其合法利益。