华东师范大学电子文件归档与管理办法

第一条 为了适应我校信息化建设的需要，规范我校电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性、有效性，根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》、《华东师范大学档案管理办法》等有关规定，特制订本办法。
第二条 基本术语解释
（一）电子文件：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等介质上，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以进行网络传递的文件。
（二）归档电子文件：指具有参考和利用价值并应作为档案保管的电子文件。
（三）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
（四）元数据：指描述电子文件信息属性的数据，包括文件的格式、形成时间、责任者、编排结构、应用程序（包括文件处理系统、字处理和图形处理工具等）以及字符集等基础数据。
（五）逻辑归档：指在网络计算机上执行，不改变原电子文件的存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限移交给档案管理部门的工作过程。
（六）物理归档：指把电子文件从原来的系统中提取出来，以集中管理的方式保存到新的可脱机保存的存储设备或数字载体上，向档案部门移交档案的过程。
（七）真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致，需经技术鉴定后进行确认。
（八）完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等完整无缺，需采用技术方法进行核对。
（九）有效性：指电子文件应具备的内容可读性、信息可被利用的特性，包括信息的可识别性、存储载体的可靠性、完好性及兼容性等。
（十）迁移：指将原系统或原载体中的电子文件向目的系统或载体进行转移存储的方法与过程。

第三条 根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等有关规定，学校及各部门都应明确电子文件归档管理工作的分管领导，协调解决实际问题。
第四条 学校档案馆是对电子文件进行集中统一管理的机构，负责对电子文件的监督、指导、检查、保管和开发利用工作。档案馆应对电子文件的形成、处理、鉴定、归档及保管与利用实行全过程监控与管理。
第五条 学校档案馆应设置电子文件管理机构，配备计算机或相关专业技术人员。配套与业务部门相兼容的计算机软、硬件系统，保障电子文件的有效识读。同时档案馆应积极开展电子文件的编研与提供利用工作。
第六条 电子文件的形成、处理、收集、整理、归档等工作，由电子文件形成单位负责。电子文件的形成单位应配备一名政治素质较高、具有一定计算机管理水平的电子文件专、兼职管理员，并将电子文件的整理与归档工作纳入到本部门岗位职责范围之内，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

第七条 电子文件形成单位应对具有查考利用价值的电子文件定期制作备份，并及时拷贝到脱机保存的载体上，标明文件名称、类别、形成时间，存放入专用装具内积累妥善保管。电子文件采用物理归档方式移交到学校档案馆后，仍需要在移交单位保留一年后方可删除或销毁。
第八条 电子文件积累的基本要求：
（一）收集、积累的电子文件以正式版本电子文件为主，对特别重要的电子文件的定稿及历次草稿进行保存时，每一稿应以不同标识加以区别。正式电子文件必须经过禁止写操作的技术处理，文本文件以PDF格式存储，以确保其真实性和有效性。
（二）用图像扫描设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
（三）用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软、硬件环境和相关数据。
（四）用视频或多媒体设备获得的文件，以及用超媒体链接技术制作文件应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG2、AVI为通用格式。
（五）用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
（六）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
（七）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
（八）电子文件应定期备份。
（九）每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记，电子文件登记表应与电子文件同时保存。

第九条 电子文件归档范围参照纸质文件的归档范围，相应的背景信息和元数据也必须归档。
第十条 电子文件归档实行“双轨制”，即电子文件与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容和相关描述上保持一致。
第十一条 电子文件归档方式包括逻辑归档和物理归档。逻辑归档可实时进行，物理归档应在下一年的五月底前完成。
第十二条 电子文件的归档要求：
（一）电子文件形成部门应定期将经过鉴定符合归档范围的电子文件按档案管理的格式著录到“华东师范大学档案管理系统”中。
（二）文件形成部门对归档的电子文件应进行必要的鉴定，包括电子文件的真实性、完整性、有效性，并划分密级，确定保管期限。
（三）电子文件的保管期限和密级划分，参照国家纸质文件材料保管期限与密级划分的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应当在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
（四）电子文件归档时应检测硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其相关软件、版本、数据类型、格式、有无病毒等情况。
（五）档案馆将带有标识的归档电子文件拷贝到耐久性好的载体上，一式两份，原件予以保存，复制件以备提供利用。
（六）电子文件归档完毕后，文件形成部门仍需将电子文件在部门计算机硬盘或光盘上保留一年方可销毁。

第十三条 电子文件的形成部门应及时将归档的电子文件移交到档案部门集中保存，可以采用网络传输、也可以采用各种数字载体方式进行移交。重要的电子文件在移交前应做纸质拷贝。
第十四条 学校档案馆接收归档的电子文件时，要对应归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格的方可办理移交手续。对于网络归档的电子文件，档案馆应及时做好载体备份。
第十五条 学校档案馆接收归档的电子文件时，应重点检查以下项目：
（一）电子文件是否有病毒。
（二）电子文件的载体有无划痕，是否清洁。
（三）对非通用格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
（四）对电子文件的真实性、完整性、有效性进行再次检验与审核。
第十六条 电子文件检验不合格的，应将其及时退交形成单位重新制作，并再次对其检验。检验合格的分别由移交单位和档案馆填写电子文件移交清单，双方签字盖章。移交清单一式两份，一份交电子文件形成部门，一份由学校档案馆自存。

第十七条 归档电子文件的整理
（一）把带有归档标识的电子文件按载体和文件类别代码进行分类集中存储。
（二）归档电子文件以件为单位进行整理，整理方法按国家档案局的《归档文件整理规则》进行整理。
（三）电子文件的分类方法按《高等学校档案实体分类法》编制实体分类号。
（四）把通过分类的电子文件按存放载体编号重新排列，将必要的著录项目输入到华东师范大学档案管理系统内，编制机读目录和必要的检索工具。其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、文件形成时间、全文标识、实体分类号、电子文档号（盘号及件号）、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。

第十八条 归档电子文件移交到档案馆后，档案馆要制作至少两套，一套封存保管，一套提供查阅利用。
第十九条 归档电子文件的保管，除应符合纸质档案要求外，还应符合下列条件：
（一）载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。
（二）载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
（三）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
（四）环境湿度选定范围：17℃－21℃；相对湿度选定范围：35％－45％。
第二十条 接收入库的电子文件，每两年要抽检一次，抽检率不低于10％，发现问题要及时采取恢复措施。
第二十一条 随着计算机技术和设备的发展更新，设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性。如不兼容，应对归档电子文件的载体进行及时转换。转换完毕后，原载体仍需保存三年方可销毁。
第二十二条 以磁性介质为载体的电子文件，应至少于每5年转存或迁移一次，原载体同时保留时间不少于2年。
第二十三条 归档的电子文件应编制检索工具，以便提供利用。利用电子文件时，只提供复制件，不提供原件。未经审批同意，任何部门或个人不允许擅自复制电子文件。
第二十四条 电子文件查阅利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件一般不在网上提供利用，确有必要以联网方式利用时，应严格遵守国家和学校有关保密规定，并采取稳妥的安全保密措施。
第二十五条 学校档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第二十六条 本办法由华东师范大学档案馆负责解释。
第二十七条 本办法未尽事宜，参照国家有关电子文件的标准与规定。
第二十八条 本办法自公布之日起执行。