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利用制度

华东师范大学档案馆档案利用制度


一、总则

为更好地服务师生、校友,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》、《普通高等学校档案管理办法》及《上海市国家综合档案馆档案利用和公布办法》等法规,特制定本制度。

二、凭证

1、校内单位利用档案,须出示本单位介绍信(注明利用目的、内容范围、利用形式等)、经办人校园卡,办理利用手续。若查询其他部门档案,须提交归档部门的书面授权证明。介绍信和授权证明须加盖公章和负责人签字。

2、在校生或校友利用本人学籍档案,须出示本人校园卡或学历证书,及身份证或护照等身份证明。

3、校外单位利用学籍、学历等个人档案相关业务,须出具本单位组织或人事部门的介绍信(注明利用目的、内容范围、利用形式,加盖公章和负责人签字)、经办人身份证,办理利用手续。安全、公安部门查阅有关档案,须经学校办公室批转。

三、形式

档案利用形式包括阅览、摘录、复制、外借、出具证明等。除特殊需求外,原则上仅提供室内阅览。

1、阅览:仅限在阅档室内阅览。

2、摘录:须经本馆利用部负责人同意。

3、复制:除复制本人学籍档案外,其他需求须提交《复制利用制作登记审批单》,经本馆批准后方可复制。

4、外借:校内部门外借,须经档案馆、有关部门(课题、项目)负责人或学校分管领导批准,办理外借登记手续。外借时间不超过7天,到期仍需继续使用,须归还并重新办理外借手续,确保档案的完整与安全。不承接校外单位外借业务。

5、出具证明:含翻译业务。证明内容须以档案为依据。

四、保密

利用档案的单位和个人,未经上级主管部门或本馆书面同意,不得擅自通过任何公共或个人平台公开档案内容。

五、涉外

境外单位或个人利用本馆档案,须经我校上级主管部门介绍并经分管校领导同意。

六、优先

凡向本馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对该档案享有优先利用权,并可对档案中不宜公开部分提出限制利用意见。本馆将维护其合法权益。

七、责任

档案利用单位及个人须妥善保护所持有的档案原件、复制件及其内容。如造成档案丢失、损毁、信息泄露,将追究相关人员法律责任。