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人物档案管理办法

发布日期: 2013-07-11   浏览次数 454
(2006年9月修订)
华师档〔2006〕6号

        为了更好地维护学校的重要历史记录和人类文化的宝贵财富,学习和宣传各个时期著名专家学者及其他专门人才献身科学研究与教育事业的崇高品德,继承和发扬师大人的光荣传统,深入开展对各种学术观点与流派的研究,学校决定进一步加强对人物档案的征集与管理,由校档案馆负责组织实施。具体规定如下:
一、征集对象
(一)历任校长和党委书记
(二)两院院士
(三)长江学者、紫江学者
(四)终身教授
(五)重点学科带头人
(六)各级人才培养工程入选人员
(七)市级以上劳动模范、先进工作者
(八)杰出学生
(九)著名校友
二、征集内容
(一)参加国内外重要活动的讲话稿、照片、录像带、录音带等;
(二)公开出版的著作、译著、教材及手稿;
(三)在国内外重要刊物上发表的论文、译文及手稿;
(四)业务自传等;
(五)学术研究和教学工作笔记;
(六)省市级以上科学技术委员会、专业委员会以及重要刊物编委会和有关职务方面的聘书;
(七)省市级以上奖励的奖状、荣誉证书、证章、纪念章等;
(八)学历与学位证书;
(九)社会各界关于上述人员生平事迹和成就的报道与评论;
(十)其他与学术研究有关的材料和具有纪念意义的实物。
三、征集办法
(一)人物档案由个人所有档案和国家所有档案两个部分组成。
(二)国家所有档案指上述人员在职务活动中形成的有关档案,由上述人员所在单位的兼职档案员负责收集、整理与归档。
(三)个人所有的档案指个人在私人活动中形成的有关档案,由校档案馆负责征集,具体按下列三种方式进行;
1、捐赠
学校将为捐赠者颁发荣誉证书并给予适当的奖励。具体按照《华东师范大学图书类和档案类资料捐赠工作管理办法》办理。
2、寄存
寄存的个人档案,其所有权仍属寄存人。学校档案馆将代表学校与寄存人签订寄存协议,并编制寄存物品清单一式二份,双方各执一份。
3、复制
对于部分比较珍贵的个人所有的档案,经所有人同意,档案馆可向有关人员办理短期借用手续,进行复制,以确保馆藏人物档案的完整性。
(四)人物档案是一项工作量大,政策性强的工作。各有关单位领导要予以充分重视并加强征集工作的领导和宣传动员,共同为保护好人物档案这一学校的重要历史记录和人类文化的宝贵财富而努力。
四、人物档案的利用
(一)人物档案形成单位、捐赠人和寄存人享有使用有关档案的优先权。如需要,由校档案馆负责为上述范围内的利用者免费提供一份复制件。
(二)馆藏人物档案原件一律不外借,非形成部门和个人因工作需要利用或复制人物档案,需经形成单位和个人同意,馆负责人批准。档案馆负责提供复制服务,复制费由利用者自理。
(三)对于需限定使用范围的人物档案,形成单位、捐赠人和寄存人可在办理有关手续时加以明确,档案馆应严格按规定执行。
(四)为更好地开发人物档案信息,档案馆要以展览等多种形式进行开发利用,以充分发挥人物档案在宣传教育、学术研究等方面的重要作用。