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关于设置档案分室的若干规定

发布日期: 2013-07-11   浏览次数 362
华师档〔2006〕10号

        为适应我校档案工作发展的需要,加强对特殊门类档案的管理,方便利用,根据《高等学校档案管理办法》(教育部27号令)的有关规定,根据实际需要,在有关单位设立档案分室。
        为了搞好档案分室的业务建设,加强档案馆对档案分室的监督、指导和检查作用,特制订本规定。
一、管理体制与职责划分:
(一)管理体制:档案分室既是各单位的内部机构,又是校档案馆的分支机构,档案分室接受本单位行政主管的领导,由校档案馆负责对其业务工作进行指导。
(二)职责范围:
1、档案馆
指导制订档案分室档案工作规章制度,包括部门立卷归档制度、档案管理制度、档案利用制度、分管领导和兼职档案员岗位职责等。
负责对档案分室的档案人员进行业务指导和培训。
监督档案分室各项制度的执行情况,组织定期检查。
定期接收档案分室移交的分室案卷目录和具有永久保存价值的档案。
2、档案分室:
负责收集、整理、鉴定、统计、保管本单位在各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种载体文件材料。
编制本室档案的检索工具,并按规定进行提供利用。
定期向档案馆移交档案分室的案卷目录和具有永久保存价值的档案。
二、设立档案分室的条件和申请手续:
(一)档案数量多,利用频繁,具有一定的独立性和特殊的保管要求。
(二)有明确的分管档案工作的领导。
(三)有具有一定档案业务知识、能认真履行岗位职责的专(兼)职档案员。
(四)具有符合档案保管条件的档案库房。
(五)具备上述条件的档案形成部门可向校档案馆提出申请,填写华东师大档案分室审批表,一式两份,报校档案工作委员会批准。
三、档案移交手续:
(一)档案分室应于每年五月底之前向档案馆递交本单位上一年度形成的档案案卷目录并移交具有永久保存价值的档案,移交时,填写移交目录一式两份,双方经办人审核签名、加盖公章后一份留存档案分室,一份送校档案馆。
(二)有条件的档案分室应积极推行计算机辅助档案管理,按照档案馆统一规定的机读文件目录格式建立档案数据库,努力实现从注重档案实体管理到重在信息管理的转变,提高开发利用档案信息资源的能力。
四、注意事项:
(一)归档范围和保管期限按华东师范大学《文件材料归档范围及保管期限表》的要求执行。声像材料的归档范围和保管期限参照华东师范大学《声像档案管理办法》的要求执行。
(二)档号的编制按华东师范大学《档案实体分类方案》的要求执行。
(三)档案分室的档案人员应保持相对的稳定性。人员调离时,应办理清点移交手续,并将人员变动情况报校档案馆备案。
附件:华东师大档案分室审批表

填报单位(盖章):   填报日期:  
分管领导:   档案数量(卷、册):  
兼职档案员:   库房面积(平方米):  
档案工作委员会审查意见:
备注