科研项目档案管理实施细则

依据国家主管部委颁布的有关档案工作法规和华东师范大学《档案管理办法》，特制定本细则。
一、基本原则  
（一）凡在科学技术研究项目（包括自然科学研究和哲学社会科学研究，以下简称理科科研和文科科研）的管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料均属科研项目档案。
（二）科研项目档案工作是科研项目管理和研究活动的重要组成部分。学校各部门应加强对科研项目档案工作的领导，推进科研项目档案的归档规范化管理。
（三）科研项目档案是学校档案的重要组成部分，应依法实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发与利用。
二、职责分工
（一）社科处、科技处职责
1、将科研项目档案工作纳入科研管理的长期规划和年度计划，纳入有关管理制度，纳入科研管理工作，纳入有关人员的岗位职责。
2、指定专人按规定做好科研管理和科研项目文件材料的平时积累和利用工作，确保应归档文件材料的完整、准确和安全，并按学校档案管理制度及时向档案馆移交档案。
3、严格实施各类科研项目档案归档监控措施。凡属文件材料归档不完整的科研项目，不予办理成果验收鉴定、成果奖励申报手续。
4、定期检查和研究解决学校科研项目档案管理工作中存在的实际问题，采取各种方式对教师和科研人员进行依法归档的宣传与教育。
5、做好每年应归档科研项目的统计工作，及时向校档案馆报送相应的统计数据。组织或参与学校重大科研项目成果档案归档情况的检查评估活动。
（二）档案馆职责
1、督促、指导、检查、协助科研管理部门兼职档案员做好文件材料的积累和整理归档工作。
2、遵守国家关于科技保密的规定，做好进馆科研项目档案的保管和保密工作。
3、严格按照《华东师范大学档案馆档案利用规定》，开展科研档案的提供利用工作，维护学校和科研人员的合法权益。
（三）课题组职责
1、课题组长
（1）指定兼职档案员兼管科研项目档案工作。
（2）在布置课题研究工作时，及时向课题组成员提出形成、积累科研文件材料的具体要求。与外单位合作的项目，还应在协议或合同书上写明文件材料的归档要求。
（3）负责审核课题归档文件，提出归档案卷的保管期限、密级。
（4）负责填写“科研项目档案简介”和“归档说明书”。
2、兼职档案员
（1）负责参照“课题研究文件积累袋”上的归档材料目录，做好不同阶段科研材料的积累与保管工作。
（2）按时向社科处、科技处移交应归档的科研文件材料。
三、归档范围
（一）对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
（二）能全面反映和记录科研项目管理和实践活动的全过程，材料完整、准确、系统。
（三）文科科研应包括立项、中期检查、成果（著作、论文）、验收结题、申报奖励等方面的材料。理科科研包括科研立项、研究与实验、鉴定验收、申报奖励、推广应用等方面的材料，具体内容详见华东师大《文件材料归档范围及保管期限表》。
（四）理科科研取得负结果或因故不再继续的重要课题的科研文件材料也应归档。
（五）几个单位协作的科研课题，主持单位保存课题的整套档案，协作单位保存与所承担任务有的关文件材料。
（六）科研过程中形成的声像资料、实物和电子文件等。
四、工作流程
（一）科研项目文件材料的积累
1、与科研项目无关的科研工作综合性管理性文件材料由科研管理部门按年初订的预立卷类目表分别存放；
2、科研项目档案
（1）课题组长在接到项目任务批准书后，应落实人员前往科研管理部门领取归档文件材料积累袋，并指定专人担任兼职档案员，按照文件材料积累袋上的应归档文件材料目录做好科研档案的平时收集积累工作。
（2）科研管理部门应在课题管理的不同阶段（如立项、中期检查、鉴定验收、成果申报等），及时收集相关的文件材料，并以课题为单位做好文件材料的预立卷工作。
（3）拟归档的科研文件材料应为原件，并符合字迹工整、书写材料规范，格式统一，图样清晰，签章手续完备的要求。
（二）科研项目文件材料的整理与归档
1、在申请科研项目鉴定验收时，由课题组长负责对课题的文件材料进行归档鉴定工作，填写“科研项目档案简介”、“归档说明书”和课题档案材料移交清单，签字确认后随课题成果材料一同交科研管理部门登记备案。
2、科研管理部门收到材料后，应对归档材料的完整性，真实性进行审核，要按归档要求，对材料进行排序整理，获得鉴定验收验收证书之后，及时编制文件清单，并向档案馆归档。
3、科研项目档案一般应在通过鉴定验收后两个月内，由科研管理部门的兼职档案员负责办理正式归档手续。成果申报材料由科研管理部门负责在获得奖励证书后补充归档。
4、档案馆应对归档科研项目文件材料的质量进行检查验收，确认符合要求后，填写移交清单一式两份，交接双方签字盖章，各执一份，以示负责。