为规范和完善我校修缮工程档案的管理，确保为学校基本建设积存翔实、完备的历史依据，特制订本办法。
一、修缮工程项目定义
本办法所指的修缮工程项目是指在校园及教师住宅区内一切竣工交付使用（在合同规定的保修期限之后）的建筑物、构筑物上进行的，以恢复和改善相关设施使用功能、延长使用年限的施工作业，以及为改善环境、提高设施使用效率所新增的工程项目。包括房屋修缮土建工程、水电改造工程、装饰装修工程、校园及教师住宅区的绿化及景点建设工程以及校内、教师住宅区内原有场地、道路、管道、围墙等室外维修工程。
二、修缮工程档案范围
所有与修缮工程有关的资料均属应当归档保存的档案。参照上海市城市规划管理局编写的《上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定》（沪规法[2002]287号），其具体范围如下：
（1）前期文件部分：
修缮工程项目的申请、计划任务书、批复、设计文件，征询、论证、评估等文件。
（2）施工技术部分：
开工、竣工报告；
单位工程质量综合评定表，烟（风）道、垃圾道检查记录表，隐蔽工程验收记录等；
施工材料质量保证文件（如：材料质量证明单、试验报告、产品合格证等）；
设计变更依据性文件（如：设计图纸交底会议纪要、设计变更通知单、技术核定单等）；
（3）合同部分：
修缮工程具体项目中签订的所有合同、协议。
（4）竣工图部分：
所有竣工图纸，并确保图纸与设计变更依据性文件一一对应，作为修改依据的注记，一律用黑色碳素墨水标注。
（5）竣工验收文件部分：
工程竣工验收备案文件，工程竣工报告，工程的预算、决算等。
三、修缮工程档案管理
（1）修缮工程项目档案为一式两份，档案馆和工程项目管理部门（学校后勤管理处）各存一份。
（2）修缮工程项目负责人负责从工程立项开始至竣工验收为止的全部资料的整理和归档工作，档案馆负责提供档案收集的指导工作。
（3）修缮工程项目负责人所在部门应将档案收集列入其岗位职责及考核范围。
（4）修缮工程项目负责人应在修缮工程竣工验收后三个月内，将档案资料移交给学校档案馆，并办理相应的交接手续。
（5）档案馆在对修缮工程项目档案验收后，向工程管理部门提供验收证明，修缮工程施工单位凭档案验收证明到学校财务处进行财务结算。无档案馆提供的档案验收证明，学校财务处不予进行修缮工程财务结算。
四、本办法未尽事宜，由学校档案馆负责提供解释说明
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