2023年9月18日，华东师范大学智慧档案馆硬件装备建设项目经过各方专家评估，顺利通过验收。标志着华东师大智慧档案馆建设初步实现。
本次项目验收邀请复旦大学档案馆副馆长周律、上海财经大学档案馆（校史馆、博物馆）馆长喻世红、华东师大信息化治理办公室副主任、教授级高级工程师彭伟、通信与电子工程学院专任研究员吕淑静、计算机科学与技术学院副教授金健组成专家验收组进行现场评估。校档案馆馆长汤涛、副馆长李炜菁参加评估验收会。
验收会上，专家们首先听取了上海兑观公司负责人关于《华东师大智慧档案馆采购项目情况汇报》，全面了解项目背景、目标、内容和建设成效，对项目进行评估审核。接着验收专家分别到主控室机房、档案库房、保管利用室和收集指导室对项目实施情况进行对标，对项目指标参数逐一进行测试。最后，专家们经过仔细严谨地评估，一致认为该项目达到建设目标，决定通过验收。
学校重视档案工作，决定加快智慧档案馆建设
随着学校各项事业的快速发展，档案馆的新增文书档案和数字档案，以及存量档案数字化逐年增加，实物档案形制愈加丰富，档案保存空间和利用需求逐年增长，对档案库房面积需求越来越多，对档案管理设备和档案管理数字化系统要求越来越高。由于档案库房面积严重不足，档案管理设备老化，档案管理系统使用年久维护困难，给档案工作和档案安全带来了诸多压力。
为解决诸上困难，学校决定加快智慧档案馆的建设。2022年10月档案馆正式启动智慧档案馆建设项目（硬件装备）申报，建设内容主要包括智慧档案库房、超融合硬件支持系统和新型档案专业设备配置等三方面的建设。经过专家论证、立项、招标等，今年2月初召开项目建设推进会。3月初项目公司进入档案馆现场施工。至6月初，档案馆库房主体装备安装基本完成。经过三个月的试运行，项目到达预期效果。期间，项目公司对档案馆工作人员进行各项设备和系统的业务培训。
焕然一新的档案馆库房
克服重重困难，全力推进项目改造进程
在学校领导关心下，智慧档案馆建设项目在财务处、实验室与设备处、信息化治理办公室、保卫处等部门支持下，克服多重困难，历时八个月建设，终于顺利地完成了改造任务。
项目实施过程的重难点是库房改造。一方面，在不能增加库房物理空间的基础上，对原库房进行改造；另一方面，为保证档案安全，在改造过程中档案下架整理但不能出馆，同时还要保证改造期间档案利用服务不间断。
由于档案馆场地小，建筑主体年代久远，馆内强弱电布线复杂，档案形制多样，对智能密集架的型号定制和安装要求高。致使项目实施难度大、周期长、新老问题叠加。档案馆克服各种困难，在原库房空间几近饱和的情况下，一是及时发布公告；二是加班加点，昼夜不分，有序地分批次对档案进行移库整理；三是充分发挥数字化成果，尽可能减少档案封装量。最终实现了繁忙施工的同时，档案利用服务的正常开展。
项目的另一个重难点在于数据迁移。由于档案管理系统和翻译系统运行环境老旧，数据量庞大，而且为保证师生校友档案利用，旧系统仍需每天使用，因此迁移中会产生增量数据，服务器数据整体迁移难度大且有风险性。在本次超融合硬件支持系统的构建中，为保障档案查阅、调取等利用服务正常开展，设计了科学的数据迁移方案，利用小长假和周末时间，在最短时间内实现服务器数据的安全、完整迁移。
旧设备拆除、整修地板、重铺地轨
档案整理
设备安装调试
项目取得六大成果，初步实现智能管理
此次智慧档案馆建设（硬件装备）项目成果，主要包括以下几个方面。
一是，初步实现库房智慧化硬件体系架设。智能密集架及其控制系统是档案库房的核心部件，针对馆藏档案形制多样的特点，智能密集架建设主要完成：（一）优化配备了适用于实物、保密档案、挂画、卷轴等不同档案类型的柜体。（二）支持触屏、语音、远程等多种操控方式，支持数字密码、图形密码、指纹、人脸识别等多种登录方式。（三）具备查询定位、远程检索定位的智能指引功能。（四）具备多种安全防护措施。
二是，实现档案全过程定位。主要完成：（一）配备多功能的RFID档案管理标签和设备。主要包括电子标签、层架标、通道门、工作台、盘点车、无线数据采集终端（PDA）、无线AC+AP。（二）对档案的录入、上架、进出库操作进行管理并记录，自动盘点，确保档案安全。（三）针对纸质和实物不同的档案载体形式，配备不同的超高频档案标签或柔性抗金属标签，保障标签识别效果。
档案馆RFID电子标签与实体档案存储模式
三是，实现智能化集成管理。主要完成：（一）建设智慧库房数字一体化管控平台，将库房管理、档案管理、环境控制管理、密集架操控、安防、消防监控集中在同一个可视化的平台上，实现了档案库房的一体化、集中式、可视化、全天候、全流程管理，全方位保障档案安全。（二）平台对环境控制管理策略进行集中管理，涵盖恒温、恒湿、净化、消毒、空气质量监测、消防监测、水浸监测、驱鼠报警、入侵报警、视频监控、智能门禁等方面。（三）平台开放接口，可与档案管理系统进行对接，为进一步实现智慧化管理打下了基础。
档案馆智能环境监控设备及控制系统
档案馆库房智能化集成管理平台
四是，完成超融合硬件支持系统。主要完成：（一）建设由服务器、虚拟存储交换机、NGF防火墙等组成集计算、存储、信息安全防护为一体的超融合集群。今年6月底完成了新旧物理服务器和管理系统数据的安全迁移，解决了旧服务器等设备使用十余年，容量不足、运行缓慢、读取困难，难以满足智慧档案馆建设发展需要等问题。（二）实现服务器更新换代，扩容存储容量，提升网络层及数据层的安全保护，全面提升智能安全防护能力和提升数据保护及处理能力。
档案馆超融合架构示意图
五是，增加新型档案专业设备。主要完成：（一）新增非接触式案卷扫描仪、档案专业消杀装备、防磁柜等，降低存量档案损伤，整体提升档案实体安全，延长档案实体生命周期，为档案的长期保存提供了更有利的条件。
项目单位对档案馆工作人员进行非接触式档案扫描仪使用培训
六是，增加空间利用率。主要完成：（一）建设后的档案库房，在原址不变、物理空间不变的情况下，优化不同形制档案储存空间配置，增加了11%的实际空间利用率；（二）通过降低密集架层高，增加密集架长度，扩大了地面接触面积，降低压强，改善了地面沉降问题；（三）通过RFID标签和管理设备，优化了档案盘点定位的方式；（四）智能一体化管控平台全方位保障档案安全。超融合硬件支持系统为建成智慧档案“数据池”做好了硬件准备，奠定了智慧档案馆的硬件基础。
项目单位对档案馆工作人员进行设备使用培训
华东师大智慧档案馆建设在硬件建设方面取得初步成果。未来档案馆将对存量档案逐步进行标签绑定，为智能化档案管理打好基础。同时，档案馆将继续探讨智慧档案馆软件系统即档案管理系统的升级改造，加快推动学校智慧档案馆建设。
来源：华东师大档案馆
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