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天下大事必作于细:档案馆举办第二期内部业务研习会

发布日期: 2022-09-23   浏览次数 10

9月22日,“档案馆内部业务研习会(第二期)”在档案馆会议室举行。本次研习围绕档案的保管和利用,从业务梳理、问题反思、对策探讨等几方面展开。与会人员各抒己见,为提升保管利用业务水平出谋划策。研习会由馆长汤涛主持。

研习会上,收集指导室主任冯珺就第一期内部业务研习会上提出的问题如何进行整改,以及整改的措施和时间等做了专题汇报。

本次研习会,保管利用室主任杨婷围绕本次研讨主题,从档案的馆藏统计、整理入库流程、保存环境以及存放分布等方面对本科室基本业务进行了梳理,重点介绍了档案利用制度、流程、服务对象、业务分类和业务周期。她提到,为了让校友了解档案馆能够提供哪些服务,每项业务怎么办理,保管利用室做了很多细致工作,比如开发档案馆利用服务平台、制作办事流程图、制作档案馆利用服务指南、编制常见问题汇总、重新梳理档案利用制度等。特别是档案利用服务平台投入使用后提高了服务效率,在疫情防控期为世界各地校友提供了远程办理的便捷路径。

在探讨档案利用服务工作中存在的问题环节,保管利用室的几位老师率先进行了工作反思,并提出了工作中的疑难问题,希望得到大家的智力支援。与会者热烈探讨如何合理排布各类档案,如何提高信息化技术水平,如何降低档案数字化错误率,如何加强业务宣传推广,如何提高服务质量等问题。

大家群策群力,集思广益,纷纷贡献出自己的金点子,提出了具有建设性的方法和策略。主要问题如下:(一)目前库房空间严重不足,如何争取和扩大库房面积成为当务之急。(二)为了尽量提高有限空间的利用率,量身定制档案装具,以满足不同档案的存放需求;(三)校友是档案利用的主要群体之一,建议在开学季面向新生、毕业季面向毕业生进行档案利用宣传,让学生对档案馆的业务范围和办事流程有初步了解。(四)扩大宣传,尽可能可通过企业微信、群发邮件、学校官网、公共数据库等媒体矩阵以及口口相传,全方位推广档案馆利用服务平台;(五)通过智能语音电话、电子印章、档案管理系统等技术升级方法提高服务效率。

本次研习会拓宽了档案保管利用的工作思路。会后,保管利用室将就大家提出的建议,制定切实可行的举措并贯彻落实到日常工作中,提高业务水平,为师生校友提供更快更便捷的优质服务。


文 | 杨婷、翟素娣

图 | 瞿仰

编辑 | 瞿仰